浅谈Word2000在报告编写中的应用技巧

在日常工作中，我们经常要做一些项目的可行性研究报告、初步设计报告的等设计报告的编写工作。用Word 2000编辑报告固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。特别是现在项目审查对报告的质量要求越来越高。这些质量要求一方面是专业技术性的，另一方面是就报告本身的诸如排版、文字表达、图文效果上的高要求。随着工作经验的积累和专业技术水平的提高，报告在专业技术方面的质量也就提高了。这里着重介绍利用Word 2000的一些使用技巧来提高报告编制质量的方法。

1. Word文档中插入合适的AutoCAD图形

由于Word的绘图功能不是很强，为了使报告达到图文并茂的效果。我们需要事先用AutoCAD把图绘制好，然后插入到报告中来。把AutoCAD绘制的图形插入到Word文档最关键的一点是把AutoCAD背景颜色改变为白色。要不然会使插入到Word文档的AutoCAD图形带有黑色背景，打印出来效果不好。其方法是：在AutoCAD文件菜单点击“工具”菜单下的“系统配置”菜单中的Display命令，在其AutoCAD窗口参数对话框中找到Colors，点击该命令，出现颜色对话框，用鼠标点击白颜色，在左上方的 Graphics window窗口中黑色即变成白色，然后连续两次点击“OK”即可。其次，用鼠标把要插入的图形选定，把它复制到剪切板上。

打开Word文档，把光标移到需插入AutoCAD图形的位置。然后点击Word文档中的“粘贴”按钮，即完成此操作。这时的图形布局并不一定很合理，在调整其大小时出现的图形外的边框常常限制我们的操作。要想达到最佳效果，可用Word文档“图片”工具栏中的“裁剪”命令进行处理。调出“图片”工具栏的方法是：把鼠标放在插入的图片上单击右键，在弹出的菜单中选‘显示“图片”工具栏’即可。用其中的“裁剪”命令剪去周边多余的部分(边框以内，图形以外的部分)，在图形的对角线上拖拉图形进行放大或缩小，调整合适后用鼠标点击图形，用“首行缩进”或“居中”命令调整其位置，直至合符我们的要求为止。

2.关闭语法错误标记

在键入时Word 2000可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。

3.快速排列图形

一般我们在报告中要使图形与文字之间排列整齐与美观，可能需要费一番工夫，这时我们可以应用以下技巧。先按“Shift”键并依次单击想对齐的每一个图形。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方式即可。

4.斜线表头的处理

斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按[确定]退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。

5.Word中编辑各种格式公式

报告中要大量的计算公式，我们要象书本上的一样把它输进去。首先需要将光标停在需要插入公式的地方，然后执行菜单“插入→对象”命令，选择“Microsoft 公式 3.0”（如果没有该选项，就必须通过“添加/删除程序”进行安装），单击“确定”即可进入公式编辑状态。通过公式编辑器提供的工具按钮基本上可以满足绝大多数公式编辑要求，对于已经编辑好的公式，可以双击进行修改。

6.自动插入目录

在进行报告输入、编辑时，当进行标题输入时，要先在菜单栏中选择好是标题几，再敲字，如图一所示，输完后，通过“视图”——“文档结构图”，可打开“文档结构图”，用上它，会极大的方便修改与检查。内容输入后，鼠标定好位置，选择“插入”——“索引与目录”，选“目录”栏，在“显示级别”中选择需要几级目录，点“确定”，就可自动生成一个很好看的目录，并可对目录进行字体、间距、段落等各方面的修改。比手工敲上的要好多了。

这些使用技巧在报告编写中的成功应用，在很大程度上提高了报告质量。相信，这些技巧也会给你的报告编写工作带来一定的帮助。